Üst Düzey Yönetici Sekreteri

Türk Japon Bilim ve Teknoloji Üniversitesi

Üst Düzey Yönetici Sekreteri

Türk-Japon Bilim ve Teknoloji Üniversitesi, Türkiye ile Japonya arasında imzalanan anlaşma ile İstanbul Pendik’te kurulan bir devlet üniversitesidir. İki hükümet arasında imzalanan anlaşma çerçevesinde; amacımız, bilimsel ve teknolojik iş birliğini teşvik etmek, başlangıçta lisansüstü eğitim düzeyine odaklanarak, bilimsel araştırmalara ağırlık vermek ve uluslararası platformlarla bütünleşmektir. 

TJU, Üniversitenin akademik ve araştırma programlarından sorumlu olan Provost Ofisi'nde çalışmak üzere sekreter pozisyonu için bir aday aramaktadır. Aday, Üniversitemiz bünyesinde Rektörlük Ofisi ve Uluslararası Ofis ile de çalışabilir.

• Üniversitelerin ilgili bölümlerinden mezun,
• Çok iyi derecede sözlü ve yazılı İngilizce bilen,
• Tercihen N1 ya da N2 düzeyinde Japonca Yeterlilik belgesine sahip,
• Sözlü ve yazılı iletişim becerisi yüksek,
• Dikkatli, sistemli ve düzenli çalışmayı prensip edinmiş, 
• İnsan ilişkilerinde güçlü, başarılı, güler yüzlü ve programlı, 
• MS Office programlarına hâkim, 
• Planlama ve organizasyon yeteneği yüksek, 
• Tercihen Üniversite ve/veya Araştırma Enstitülerinde en az 2 yıl çalışma deneyimli,
• Seyahat engeli bulunmayan, 
• Erkek adaylar için askerliğini tamamlamış, 
• Tercihen Anadolu Yakasında ikamet eden,

çalışma arkadaşlarına ihtiyacımız bulunmaktadır.

İş Tanımı

• Üst düzey yöneticinin günlük iş planlarını organize etmek ve tüm iş takiplerini yaparak asiste etmek,
• Japon tarafı ile iletişimin sağlanmasına destek olmak, 
• Görüşme, toplantı ve gerektiğinde seyahat organizasyonlarını yapmak,
• Diğer üniversitelerden ilgili işler hakkında bilgileri toplamak ve gerekli belgelerin geliştirilmesine destek olmak,
• Uluslararası ofis bünyesinde, gerekli olan aksiyonların alınmasını sağlayarak iş takibini yapmak,
• Gerekli olduğu zamanlarda üniversite içerisinde Japonca ve İngilizce sözlü/yazılı iletişime destek olmak, çeviri yapmak,
• Üniversite içi ve dışı toplantı organizasyonlarının gerçekleşmesini sağlamak, toplantılara katılıp, toplantı raporlarını hazırlamak,
• Posta gönderimi, mail takibi, iletişim gibi genel büro desteğini sağlamak,
• Yöneticilerin talep ettiği diğer görevleri yapmak,

English / Japanese Speaking Executive Secretary

Turkish-Japanese Science and Technology University is a government university established in Pendik, Istanbul with an agreement signed between the Turkish and Japanese Governments. Within the agreement signed between the two governments; we aim to establish advanced scientific research and education while focusing on postgraduate education and integrating with international platforms.

TJU is currently looking for a candidate for the position of secretary to work as a staff member of the Provost Office, which holds responsibility for academic and research programs of the University. S/he may also work with the Rector Office and International Office within our university. 

Requirement:

• Bachelor's degree, preferably in a related field,
  
• Excellent command of written and spoken English (advanced level), as well as Turkish (native level),
  
• Preferably Japanese Proficiency certificate, at N1 or N2 level,
  
• High verbal and written communication skills,
• Team player with excellent communication and negotiation skills,
  
• Has adopted the principle of careful, systematic, and organized work, 
  
• Has demonstrated strong interpersonal skills, 
  
• MS Office programs are dominant, (including Word, Excel, Powerpoint, etc.)
  
• Strong planning and organizational skills, 
  
• Min. 2 years of professional experience at university or research institutions,
  
• No travel restrictions,
• Completed military service for male candidates,
  
• Preferably resident in the Anatolian side of Istanbul.

Job Description

• End-to-end coordination of the Manager’s schedule, correspondence, appointments, meetings, travel arrangements, communications, and other business requirements,
  
• Organize the daily work schedules and assist Managers with all work follow-ups,
  
• Supporting communication with the Japanese side,
  
• Collect Relevant information from other universities, and support developing necessary documents,
  
• Organize interviews, meetings, and travel as required,
  
• Ensure that the necessary actions are taken within other offices of TJU, including the Rector Office and International Office,
  
• Assist with oral/written communication including translation when necessary,
  
• Ensure that the necessary actions are taken within other offices of TJU, including the Rector Office and International Office,
  
• Perform other duties as required by the administration,