GENEL NİTELİKLER VE İŞ TANIMI
GENEL NİTELİKLER
İstanbul – Vadi İstanbul’da bulunan ofisimiz için;
- Lise Mezunu yada üniversitelerin ön lisans bölümlerinden mezun, tercihen İş İdaresi, Büro Yönetimi, Sekreterlik veya Halkla İlişkiler, Ofis yönetimi konusunda deneyimli,
- MS Ofis programlarına iyi derecede hakim,
- Tercihen İngilizce bilen,
- Takım çalışmasına yatkın,
- Detaycı, sistemli ve düzenli çalışmayı prensip edinmiş,
- Çoklu görevleri önceliklendirme yeteneğine sahip, organizasyon ve takip becerisi kuvvetli,
- Araştırmacı yapısı olan ve kreatif düşünebilen,
- Diksiyonu düzgün, güler yüzlü ve genel görünümüne özen gösteren,
- Gerektiğinde esnek çalışma saatlerine uyabilecek özveriye ve sorumluluğa sahip,
- Ofisimize yakın ikamet eden,
Ofis Asistanı aramaktayız.
İŞİN TANIMI
- Gelen misafirlerin en iyi şekilde karşılanması ve ağırlanması,
- Ofis düzeninden sorumlu olunması,
- Toplantı odalarının organize edilmesi,
- Şirket içi telefon, faks, kurye ve kargo trafiğinin yönetimi,
- Yurtiçi/dışı seyahat hazırlıkları, vize takibi, otel, araç kiralama, uçak bileti vb. organizasyonları gerçekleştirilmesi ve takip edilmesi,
- Yazışma, dosyalama, evrak sisteminin takip edilmesi,
- Şirket içi ve şirket dışı bilgi akışının sağlanması,
- Ofis içindeki etkinlik ve organizasyonlar için hazırlıkların yapılması ve gün içerisinde kontrol edilmesi,
- Ofis içi temizlik, gıda malzemeleri, kırtasiye ve IT donanım zimmetlerinin karşılanması,
- İnsan Kaynakları ve İdari İşler süreçlerine destek verilmesi,
- İşe başlayan ve işten ayrılan personeller için temin edilen malzemelerin (şirket katı, yemek kartı, telefon, hat..vs) organizasyonu ve teslim süreçlerinin yönetilmesi,
- Ofisin yapısal ve donanımsal her türlü ihtiyacını takip etmek ve giderilmesi için gerekli aksiyonların alınması,
- Şirket araç filosunun etkin bir şekilde kullanımının Yöneticilerinin koordinasyonunda takip edilmesi ve yönetilmesi,
- Kırtasiye ve sarf malzemelerin (temizlik malzemeleri, kartuş, toner vb. dahil) deposunun tutulması, takip edilmesi, gerekli satın alma ihtiyaçlarının zamanında bildirilmesi,
- Ortak takvime toplantı/organizasyon/etkinlik/eğitim/izin vb. bilgilerin işlemesi, takip edilmesi ve takvimin güncelliğinin sağlanması,
- Şirket içi toplantıların takip edilmesi, toplantı odasının kullanımının organize edilmesi, toplantı odalarının her zaman temiz ve düzenli olduğundan emin olunması,
- Gerektiğinde farklı departmanlara destek sağlanması.