Proje/Yönetim Asistanı

AYKOR DENİZCİLİK

GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

• Proje bölümünün haftalık iş planını takip etmek ve güncel tutmak.  İstenildiğinde mevcut durum hakkında Genel Müdür, Departman Yöneticileri ve Departman personelini bilgilendirmek. 
• Teklif değerlendirme aşamasındaki ihalelerde ihale makamının soru ve taleplerinin zamanında karşılanması için gereken girişimlerde bulunmak. 
• Yeni yayınlanan yurtdışı katılımcılara açık ihaleleri sürekli ve düzenli olarak izlemek, detay bilgilerine internet üzerinden ulaşmak; Proje departman yöneticisini bilgilendirmek; bilgileri düzenlemek ve kayıt altına almak. 
• Çalışılacağına karar verilen yurtdışı katılıma açık ihalelerin şartnamelerini temin etmek.
• Yeni müşteri veya eski müşterinin yeni şartname ile yayınlanan ihalelerinde şartnameleri inceleyerek teklif verme koşulları ve fiyatı etkileyen faktörler hakkında Proje departman yöneticisini bilgilendirmek. 
• Tedarikçilerden teklif toplama aşamasında, yöneticilerin talimatına göre, teklif talebi göndermek. 
• Teklif verme ve değerlendirme aşamalarında yurtdışından temin edilmesi gereken evrakın tercümelerini yapmak.
• Çeşitli makamlardan tasdik gerektiren evrakı hazırlamak ve bu konuda koordinasyonu temin etmek. 
• İhaleye teklif verme ve sözleşme imza aşamalarında resmi belge temini ile ilgili olarak, gereken bilgilendirmeyi yapmak; belgelerin temini için firma içi şirketlerle koordinasyonu sağlamak. 
• İhalelerde gereken teknik ve idari tercümeleri yapmak. 
• Teklif dökümanları dosyasını hazırlanmak ve göndermek. 
• İhalelerin sonuçlanmasından sonraki arşivleme işlemlerini yapmak. 
• Şirket WEB sayfalarını kontrol ederek güncel tutmak, sosyal medya ilişkilerini planlamak, öneriler sunmak ve yürütmek.  
• Talep edildiğinde şirketimize toplantı için gelen misafirlerimizi karşılamak ve ağırlama

BU POZİSYONDA ARANAN NİTELİKLER

•  Üniversite mezunu olmak,
•  Çok iyi derecede İngilizce bilmek,
• İyi derecede bilgisayar bilgisine sahip olmak.
• MS Ofis uygulamalarına vakıf olmak,
• Büro ekipmanlarını etkin kullanabilmek,
• Konusunda en az 5 yıl tecrübeli olmak,
• Organizasyon, dokümantasyon, uluslararası ticaret konularında bilgi sahibi olmak,
• Sorgulayıcı-araştırıcı-çözüm odaklı olmak,
• Sosyal ve beşeri ilişkilerde başarılı olmak.