Yönetici Asistanı

AŞUT FİBERGLASS TİCARET VE SANAYİ ANONİM ŞİRKETİ

İŞ TANIMI:

* Ofise gelen ziyaretçilerin karşılanması ve gerekli organizasyonun yapılması (İdari destek, toplantı odasının organizasyonu, yemek organizasyonu vb.)

* Gelen telefonların cevaplanması, gerekli yönlendirmelerin yapılması, mesajların eksiksiz ve zamanında ilgili kişilere iletilmesi.

* Şirket Personelinin operasyonel ve idari işlerle zaman kaybetmemesi için iç ve dış randevuların planlanması.

* Tüm gelen ve giden evrakların kayıt defterine işlenmesi, gerekli yönlendirmelerinin sağlanması ve bir nüshalarının gizlilik derecesine göre dosyalanması.

* Onay/görüş/yönlendirme almak üzere gelen her türlü yazışma ve formların imzaya sunulması ve gerekli yerlere iletilmesinin sağlanması.

* Ofis malzemeleri tedariğini sağlamak,

* Kurye, Faks, Fotokopi işlerinin takibinin yapılması.

* Yurtiçi – Yurtdışı seyahat organizasyonlarının (konaklama-ulaşım, gerekmesi halinde vize, pasaport) gerçekleştirilmesi.

* Şirket personelinin seyahat öncesi ve sonrası tüm şirket içi formlarının düzenlenmesi, takibi ve dosyalanması.

* Şirket toplantılarının rezervasyonu ve organizasyon takip işlemlerinin (ikramlar, ulaşım, malzeme tedariği, oturum planı vb) yapılması

* Müşterilerin, ofis iç-dış kontaklarının adres ve telefon kayıtlarının güncellenmesi

* Şirket içi-dışı yazışmaların sağlanması.

ARANAN NİTELİKLER:

* Üniversitelerin ilgili bölümlerinden mezun olmak,

* Çok  iyi düzeyde sözlü ve yazılı İngilizce bilmek,

* Tercihen bu konularda 3 yıl iş tecrübesi olan,

* Analitik düşünme ve problem çözme yeteneklerine sahip,

* Yoğun telefon ve müşteri trafiğini yönetebilecek

* MS Office programlarına hakim ve büro gereçlerini etkin kullanabilen

* Güler yüzlü ve mükemmel iletişim becerisine sahip

* Diksiyonu düzgün, Prezantabl, düzenli, titiz çalışan

* Organizasyon yeteneği olan

* Aktif araç kullanabilen, B sınıfı sürücü belgesine sahip