Üst Düzey Yönetici Asistanı

Gizli Firma

GENEL NİTELİKLER

·       Holding bünyesinde çalışmak üzere minimum Lisans mezunu olmak (zorunlu)

·       Üst düzey yönetici asistanlığı konusunda en az 5 yıl deneyimli (zorunlu)

·       Akıcı derecede konuşma kapasitesinde üst düzey İngilizce bilen ve yeri geldiğinde tercümanlık yapabilecek (zorunlu)

·       Planlama, raporlama ve organizasyon becerisine sahip,

·       Analitik düşünebilen, detaycı,

·       Sistemli ve düzenli çalışmayı prensip edinmiş,

·       MS Office programlarına hâkim çok iyi kullanabilen,

·       Excel ve Powerpoint konusunda profesyonel

·       İnsan ilişkilerinde başarılı, diksiyonu düzgün, iletişim gücü yüksek,

·       Yurt içi ve yurt dışında seyahat engeli bulunmayan,

·       Esnek ve yoğun çalışma şartlarına uyabilen,

·       Adayların 35-45 yaş arasında kadın olması zorunludur. 

·       Adaylar 16 ülke arasındaki üst düzey yöneticiler arasında koordinasyon sağlanacaktır ve gerektiğinde satış departmanıylada iletişimde olacaktır. (zorunlu)

·       Hukuk departmanıyla son derece yakın ve efektif çalışabilecek, ve agresif şekilde dosya takibi yapabilecektir. (zorunlu)

·       Profesyonel müşteri ilişkilerine CEO ile katılabilecek ve işlerin takibini departmanlar arasında takip edebilecek. (zorunlu)

İŞ TANIMI

·       Yönetim Kurulu Başkanının iş akışının koordine edilmesi ve takibi,

·       Yönetim Kurulu Başkanının iş ve kişisel ajandasının takibini sağlamak,

·       Yönetim Kurulu kararlarını ilgili birim yöneticilere bildirmek, departman yöneticileri ile yönetim arasında bilgi akışını sağlamak,

·       Yönetim Kurulu Başkanının toplantılarına eşlik etmek, gerektiğinde toplantı tutanaklarını hazırlamak, dosyalamak, alınan kararların takibini yapmak,

·       Yönetim Kurulu Başkanının yurt içi ve yurt dışı yazışmalarını takip etmek,

·       Yönetim Kurulu Başkanının yurtiçi ve yurt dışı seyahat planlamalarını organize etmek (ulaşım-konaklama rezervasyonları, pasaport ve vize işlemleri vb.)

·       Yönetim Kurulu Başkanının Yurt içi ve yurt dışı misafir ağırlama organizasyonlarına yardımcı olmak,

·       Gerektiğinde dış toplantı ve etkinliklerde Yönetim Kurulu Başkanına eşlik etmek,

·       Yönetim Kurulu Başkanının sorumlu olduğu tüm iş konularında gizlilik ilkesine bağlı kalarak destek sağlamak.

·       Bağlı bulunduğu yöneticinin asiste edilmesi, telefon trafiğinin yönetilmesi, toplantı ve davetlerinin organize edilmesi,

·       Yurt içi/dışı konukların karşılanması ve ağırlanması,

·       Bağlı bulunduğu yöneticinin seyahat organizasyonlarının, vize işlemlerinin, uçak, otel rezervasyonlarının takip edilmesi,

·       Bağlı bulunduğu yöneticiye günlük, haftalık, aylık raporların zamanında ve düzenli olarak ulaşmasının sağlanması,

·       Bağlı bulunduğu üst düzey yönetici için ajanda tutmak, takvime uygun iş ve işlemlere hazırlanması,

·       Paydaşlar ile iletişim, koordinasyon ve bilgi akışının doğru ve zamanında sağlanması ve takip edilmesi,

·       Departman harcama ve sözleşme yapım onaylarının takibi,

·       Kendisinden talep edilen araştırma, rapor, sunum ve dokümanların hazırlanması, raporlanması.

·       Toplantılara katılarak, toplantı tutanaklarını tutmak, ilgili birimlerle paylaşmak, alınan kararların takip süreçlerini yapmak, 

·       Hukuk Bürosundaki avukatlardan ve personelden gelen bilgi ve evrakları iletmek ve imzaya sunmak,

·       STK ilişkilerini ve sosyal yaşamları ile ilgili iletişimi sürdürmek,

·       İhtiyaç duyduğu araştırma, rapor ve sunumlar ile ilgili gerekli dokümantasyonu hazırlamak,

·       Dosyalama ve arşivleme yapmak,